SISTEM INFORMASI KOMPUTER OTOMATISASI PERKANTORAN DAN SISTEM PAKAR

Pengertian Sistem Informasi Berbasis Computer (CBIS)

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis.

Pengertian Otomatisasi Komputer

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien ( 1996 ) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata "Otomatisasi" memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

Tujuan Otomatisasi Komputer

Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :

1. Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan
2. Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah
3. Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.
4. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat 

Manfaat Otomatisasi Komputer

Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, diantaranya :

1. Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
2. Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
3. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. 
4. Pemecahan masalah kelompok/tim

Fasilitas dalam Otomatisasi Komputer 

1. Dilihat dari tenaga penggeraknya ; Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenanga manusia Mesin listrik (elektrik)
2. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya ; Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
3. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor ; Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan, diantaranya adalah mesin tulis, mesin dikte,mesin penomor, dan asalah pensil

Peranan otomatisasi perkantoran dalam pemecahan suatu masalah 

• Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video. 

• Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik. 

• Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.

Pengguna Otomatisasi Komputer

Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

1. manajer
2. profesional
3. sekretaris
4. pegawai administratif

Tahap-tahap Penerapan Otomatisasi Kantor Dalam penerapan otomatisasi kantor, ada beberapa tahap yang penting untuk diperhatikan yaitu Tradisional,Transisional, dan Transformasional

 Cara Menerapkan (Virtual Office) 

a. Menyediakan sumber daya komputer 

b. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi 

c. Menyediakan perlengkapan non komputer 

d. Menyiapkan sarana telepon yang dapat dialihkan 

e. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi 

f. Membuat jadwal pertemuan reguler g. Melaksanakan urutan-urutan pekerjaan secara teratur

Manfaat Menerapkan Kantor Virtual dalam Bisnis Penerapan kantor virtual dalam dunia bisnis memiliki beberapa manfaat yaitu sebagai berikut : 

a. Lebih fleksibel 

b. Hemat biaya 

c. Banyak pilihan pekerjaan 

d. Penghasilan tak terbatas 

e. Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

Keuntungan dari kantor virtual :

a. Pengurangan biaya fasilitas 

b. Pengurangan biaya peralatan 

c. Jaringan komunikasi formal 

d. Pengurangan penghentian kerja 

e. Kontribusi sosial 

Kerugian dari kantor virtual : 

a. Rasa tidak memiliki 

b. Takut kehilangan pekerjaan 

c. Semangat kerja yang rendah

d. Ketegangan keluarga

Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan dalam perolehan,pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Berikut ini adalah jenis-jenis aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat digunakan :

1. Pengolahan Kata (Word Processing)

2. Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail) 

3. Voice Mail

4. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)

5. Konferensi Audio (Audio Conferencing)

6. Konferensi Video

Sistem Pakar

Konsep sistem pakar adalah menirukan metodologi dan kinerja seorang manusia yang ahli dalam bidang atau domain tertentu yang spesifik.(Setiawan, 1993). Sistem pakar adalah program pemberian nasehat (advice giving) atau program konsultasi yang mengandung pengetahuan dan pengalaman yang dimasuki oleh satu atau banyak pakar kedalam satu domain pengetahuan tertentu. Agar setiap orang biasa memanfaatkannya untuk memecahkan suatu masalah. (Suparman,1991). 

Kelebihan yang diperoleh dari sistem pakar yaitu: 

• Memungkinkan orang awam bisa melakukan pekerjaan seorang pakar.

• Meningkatkan produktivitas kerja dengan jalan meningkatkan efisiensi pekerjaan. 

• Menghemat waktu dalam menyelesaikan pekerjaan atau masalah yang kompleks. 

• Menyederhanakan beberapa operasi. 

• Pengolahan berulang-ulang secara otomatis. 

• Tersedianya pengetahuan pakar bagi masyarakat luas

kelemahan sistem pakar yaitu:

• Pengembangan sistem pakar sangat sulit, seorang pakar yang baik sulit diperoleh. Memedatkan pengeahuan seorang pakar dan mengalihkannya menjadi sebuah program merupakan pekerjaan yang melelahkan dan memerlukan biaya yang besar. 

• Sistem pakar sangat mahal untuk mengembangkan, mencoba dan mengirimkannya ke pemakai terakhir memerlukan biaya tinggi. 

• Hampir semua sistem pakar (expert system) masih harus dapatdimplementasikan dalam komputer besar, sistem pakar yang dijalankan pada komputer pribadi tergolong sistem apkar kecil dan kurang canggih.

• Sistem pakar tidak 100 % menguntungkan karena produk seseorang tidak ada yang sempurna dan tidak selalu benar, oleh karena itu perlu dikaji ulang secara teliti sebelum digunakan.

Tahapan-tahapan pengembangan sistem pakar antara lain:

• Identifikasi, Merupakan tahap penentuan hal-hal yang penting sebagai dasar dari permasalahan yang akan dianalisis.

• Konseptualitas, Hasil identifikasi masalah, dikonseptualisasikan dalam bentuk relasi antar data, hubungan antar pengetahuan dan konsep-konsep penting dan ideal yang akan diterapkan. 

• Formalisasi, Konsep-konsep dari konseptualisasi diimplementasikan secara formal dalam tahap formalisasi. 

• Implementasi, Apabila pengetahuan sudah diformalisasikan secara lengkap maka tahap implementasi dapat dimulai dengan membuat garis besar masalah kemudian memecahkan masalah kedalam modul-modul. 

• Evaluasi, Tahap ini merupakan tahap pengujian terhadap sistem pakar yang telah dibangun dan untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang masih ada. 

• Pengembangan sistem, Fungsi dari pengembangan sistem adalah agar sistem yang dibangun tidak menjadi usang dan investasi tidak sia-sia. Hal pengembangan sistem yang paling berguna adalah proses dokumentasi sistem dimana didalamnya tersimpan semua hal penting yang menjadi tolak ukur pengembangan sistem di masa mendatang.

Ada 4 bentuk sistem pakar, yaitu :

• Berdiri sendiri. Sistem pakar jenis ini merupakan software yang berdirisendiri tidak tergantung dengan software yang lainnya. 

• Sistem pakar jenis ini merupakan bagian program yang terkandung didalam suatu algoritma (konvensional), atau merupakanprogram dimana didalamnya memanggil algoritma subrutin lain(konvensional). 

• Menghubungkan ke software lain . Bentuk ini biasanya merupakan systempakar yang menghubungkan ke suatu paket program tertentu, misalnya

• Sistem Mengabdi. Sistem pakar merupakan bagian dari komputer khususyang dihubungkan dengan suatu fungsi tertentu. Misalnya sistem pakar yang digunakan untuk membantu menganalisis data radar

Contoh beberapa sistem pakar

XSEL, MYCIN , PROSPECTOR.

Model konseptual sistem pakar yang paling umum  bahwa terdapat 4 buah komponen penting, yakni :

• Basis pengetahuan merupakan komponen yang berisi pengetahuanpengetahuan yang berasal dari pakar. Berisi sekumpulan fakta (fact) dan aturan (rule). Fakta berupa situasi masalah dan teori tentang area masalah. Aturan adalah suatu arahan yang menggunakan pengetahuan untuk memecahkan masalah pada bidang tertentu. 

• Mesin inferensi adalah komponen yang menjadi otak sistem pakar. Bagian inilah yang berfungsi melakukan penalaran dan pengambilan kesimpulan. 

• Fasilitas penjelas merupakan komponen yang berfungsi untuk memberikan penjelasan kepada pemakai yang memintanya. Jenis pertanyaan yang dapat ditangani biasanya berupa “Mengapa” dan “Bagaimana”. Tidak semua sistem pakar menyediakan bagian ini. Contoh berikut mem-berikan gambaran tentang penjelasan oleh sistem pakar. 

• Antarmuka pemakai merupakai bagian yang menjembatani antara sistem dan pemakai. Melalui bagian inilah pemakai berkomunikasi dengan sistem. 

contoh sistem yang termasuk otomasi perkantoran yaitu melakukan meeting menggunakan aplikasi video call